Adatkezelési tájékoztató

az OptimaTachoPay (optimatachopay.hu) szolgáltatás használatával összefüggő személyes adatkezelésről

⚠ TERVEZET — a szöveget jelenleg ügyvéd nézi át, a végleges verzió hamarosan elérhető lesz. Amíg az felkerül, ideiglenesen ez a szövegváltozat van érvényben.

Ez az Adatkezelési tájékoztató az OptimaTachoPay szolgáltatás (a továbbiakban: Szolgáltatás) igénybe vevői, valamint a kapcsolatfelvételi céllal történő üzenetküldés kapcsán az Ön által (mint Érintett által) megadott személyes adatok kezelésének részleteiről ad tájékoztatást.

1. Adatkezelő megnevezése

Név: OPTIMÁLIS ADÓ Adótanácsadó és Könyvviteli Szolgáltató Kft.

Székhely: 1097 Budapest, Könyves Kálmán körút 12-14.

Telephely (levelezési cím): 6400 Kiskunhalas, Szélmalom utca 65.

Cégjegyzékszám: 01-09-443294 (Fővárosi Törvényszék Cégbírósága)

Adószám: 32150331-2-43

E-mail: iroda@optimalisado.hu

A jelen tájékoztató szempontjából személyes adat: az azonosított vagy azonosítható természetes személyre (az Érintettre, vagyis Önre) vonatkozó bármely információ. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító (például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező) alapján azonosítható.

A jelen adatkezelésre vonatkozó főbb alkalmazandó jogszabályok:

• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról (általános adatvédelmi rendelet, GDPR)

• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.)

2. Az adatkezelés célja és jogalapja

2.1 Regisztráció és fiók létrehozása

Kezelt adatok: a regisztráló könyvelőiroda/gazdasági társaság cégneve, székhelye, adószáma, a kapcsolattartó neve, e-mail címe, valamint a bejelentkezéshez szükséges jelszó (titkosítva/hash-elve tárolva) és kétfaktoros hitelesítési (TOTP) titok (szintén titkosítva/hash-elve).

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja - szerződés teljesítéséhez szükséges.

2.2 A Szolgáltatás igénybevétele, bejelentkezés

Kezelt adatok: bejelentkezési előzmények (utolsó bejelentkezés időpontja), munkamenet-azonosító (session-cookie).

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja - szerződés teljesítéséhez szükséges.

2.3 A Felhasználó (könyvelőiroda) által feltöltött sofőr- és bérszámfejtési adatok

Fontos: ebben a körben az OptimaTachoPay Kft. NEM adatkezelő, hanem a GDPR 4. cikk 8. pontja szerinti ADATFELDOLGOZÓ - az adatkezelő a Szolgáltatást igénybe vevő könyvelőiroda (Felhasználó), amely a saját ügyfelei (fuvarozó cégek) sofőreinek adatait tölti fel a Szolgáltatásba. A részletes adatfeldolgozói feltételeket a Felhasználóval kötött szerződés (a regisztrációkor elfogadott feltételek) tartalmazza.

Kezelt adatok köre (a Felhasználó döntése szerint): sofőrök azonosító adatai (név, születési adatok, anyja neve, adóazonosító jel, TAJ-szám, lakcím-adatok), foglalkoztatási és bérezési adatok (munkaviszony/EFO-jogviszony, munkaidő-nyilvántartás, tachográf-adatok, napidíj- és bérszámítási eredmények).

Jogalap: a Felhasználó és az OptimaTachoPay Kft. közötti adatfeldolgozói szerződés (GDPR 28. cikk).

2.4 Dokumentum-feltöltés és AI-alapú felismerés

A Szolgáltatás egyes funkciói (pl. kézzel írt menetlevél vagy EFO-szerződés beolvasása) a feltöltött dokumentum képi tartalmát mesterséges intelligencia (Anthropic Claude) segítségével dolgozzák fel, a felismert adatot pedig minden esetben a Felhasználónak kell jóváhagynia, mielőtt az a rendszerbe kerül.

Jogalap: a Felhasználóval kötött szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b) pont / 28. cikk).

2.5 Kapcsolatfelvételi űrlap

Kezelt adatok: a kapcsolatfelvételi űrlapon önként megadott név, e-mail cím és üzenet szövege.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja - az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés.

2.6 Súgó-chatbot használata

Kezelt adatok: a chat-ablakban gépelt üzenetek szövege - ezek feldolgozása az Anthropic Claude AI-szolgáltatáson keresztül történik, a válasz előállítása céljából.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja - az érintett hozzájárulásán (a chat használatba vételén) alapuló adatkezelés.

2.7 Hibaelhárítás, üzemeltetés

Kezelt adatok: technikai hibaüzenetek, az érintett oldal URL-je - a Szolgáltatás megbízható működésének biztosítása céljából.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja - az Adatkezelő jogos érdeke (a Szolgáltatás hibamentes működtetése).

3. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái

A Szolgáltatás üzemeltetéséhez az Adatkezelő az alábbi adatfeldolgozókat/szolgáltatókat veszi igénybe. Ezek mindegyike a Szolgáltatás technikai működéséhez szükséges, a kezelt adatokhoz csak a rendeltetésszerű működéshez szükséges mértékben férnek hozzá.

• Vercel Inc. (USA) - a Szolgáltatás (alkalmazás-szerver) futtatása, kiszolgálása. Adatvédelmi tájékoztató: vercel.com/legal/privacy-policy

• Supabase, Inc. - adatbázis-tárhely, az adatok fizikai tárolása AWS frankfurti (EU, Németország) adatközpontban történik. Adatvédelmi tájékoztató: supabase.com/privacy

• Anthropic, PBC (USA) - AI-alapú dokumentum-felismerés (OCR) és a súgó-chatbot működtetése; a feltöltött dokumentumok/chat-üzenetek tartalma ezen a szolgáltatáson keresztül kerül feldolgozásra. Adatvédelmi tájékoztató: anthropic.com/legal/privacy

• Resend (USA) - tranzakciós e-mail üzenetek (pl. regisztráció megerősítése, jelszó-visszaállítás) kiküldése. Adatvédelmi tájékoztató: resend.com/legal/privacy-policy

• NAV Online Számla (Nemzeti Adó- és Vámhivatal) - kizárólag a cég adószáma alapján történő, nyilvános cégadat-lekérdezéshez (nem tartalmaz személyes adatot).

Az Adatkezelő csak jogszabályi kötelezettség esetén, illetve a fentieken túl kizárólag hatósági/bírósági megkeresés alapján adja át az érintett személyes adatait harmadik fél számára.

4. A személyes adatok tárolásának ideje

A regisztrációs és fiók-adatokat a Szolgáltatás igénybevételének (a fiók) megszűnését követő ésszerű ideig, de legfeljebb a jogszabályi kötelezettségek (pl. számviteli bizonylat-megőrzés esetén 8 év) által meghatározott ideig kezeljük. A kapcsolatfelvételi üzeneteket az elküldést követő legfeljebb 3 évig, a hozzájárulás visszavonásáig őrizzük meg.

A Felhasználó (könyvelőiroda) által feltöltött sofőr-/bérszámfejtési adatokat a Felhasználóval kötött szerződés (adatfeldolgozói jogviszony) fennállásáig, illetve annak megszűnését követően a Felhasználó rendelkezése szerint (törlés vagy exportálás) kezeljük.

5. Cookie-k (sütik)

A Szolgáltatás kizárólag a működéshez feltétlenül szükséges (technikailag elengedhetetlen) sütiket használ: a bejelentkezési munkamenet fenntartásához szükséges, titkosított session-sütit, valamint a világos/sötét téma-beállítás böngészőben (localStorage) tárolt megjegyzését. Ezek nem alkalmasak a felhasználó nyomon követésére más weboldalakon, és nem igényelnek külön hozzájárulást (GDPR, ePrivacy irányelv).

6. Adatbiztonság

Az Adatkezelő gondoskodik az általa kezelt személyes adatok biztonságáról: a hozzáférés jelszóval és kétfaktoros hitelesítéssel védett, az adatbázis-kapcsolat titkosított, az adatok tárolása az Európai Unión belüli (frankfurti) szerveren történik. A kezelt adatokhoz kizárólag az arra jogosult, titoktartásra kötelezett személyek férnek hozzá.

7. Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai

Az Adatkezelő az Ön jogai gyakorlására irányuló írásbeli kérelmét (mely megküldhető e-mailben az 1. pontban megjelölt e-mail címre) az annak beérkezésétől számított legfeljebb egy hónapon belül teljesíti. Az Érintett jogosult:

• a hozzáféréshez való jogra - tájékoztatást kérhet arról, milyen adatait, milyen célból, milyen jogalapon kezeljük;

• a helyesbítéshez való jogra - kérheti pontatlan adatai kijavítását;

• az adatkezelés korlátozásához (zárolásához) való jogra;

• a törléshez való jogra - a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén bármikor kérheti adatai törlését;

• az adathordozhatósághoz való jogra - géppel olvasható formátumban kérheti adatai kiadását.

8. Jogorvoslati lehetőségek

Ha sérelmesnek véli, ahogy az Adatkezelő a személyes adatait kezeli, javasoljuk, hogy először keresse meg panaszával az 1. pontban megjelölt e-mail címen.

Panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH): 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu.

Lehetősége van személyes adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni is, amely az ügyben soron kívül jár el - választása szerint a lakóhelye/tartózkodási helye, vagy az Adatkezelő székhelye szerint illetékes törvényszéknél.

Frissítve: 2026.09.05.

A jelen dokumentum tartalmi tervezet. A végleges, ügyvéd által jóváhagyott szövegváltozat elérhetővé válásakor ez az oldal frissül.